Personvern (GDPR)

Om denne erklæringen

Her forklarer vi hvilke personopplysninger portalen behandler om deg, hvorfor vi gjør det, hvor lenge vi lagrer dem, og hvilke rettigheter du har. Vi behandler personopplysninger i samsvar med personvernforordningen (GDPR) og personopplysningsloven (lov 15. juni 2018 nr. 38).

Hvem er ansvarlig

Borettslaget eller sameiet du bor i er behandlingsansvarlig for opplysningene om sine egne beboere. Det er styret der som bestemmer hvilke opplysninger som registreres, og det er styret du kontakter først i personvernsaker.

Nor Forvaltning AS, organisasjonsnummer 923 456 789, Storgata 1, 0155 Oslo, drifter portalen på vegne av borettslaget eller sameiet og er databehandler. Vi behandler opplysninger bare etter instruks fra det enkelte borettslaget eller sameiet, regulert i en databehandleravtale.

Kontaktpunkt for personvern hos databehandleren er Anne Olsen, personvern-portal@omexao.net, telefon 99193405.

Hvilke opplysninger vi behandler

Opplysninger du selv oppgir

  • Navn, e-postadresse og telefonnummer
  • Boligopplysninger: leilighetsnummer, adresse, bygg, og eventuelt parkeringsplass og bod
  • Profilbilde, dersom du laster opp et
  • Innholdet i meldinger du sender til styret, svarene dine i avstemninger, og saker du melder inn til support

Opplysninger som oppstår når du bruker portalen

  • Innloggingsforsøk med e-postadresse, IP-adresse og resultat. Dette brukes til å stanse passordgjetting.
  • En oversikt over aktive økter, med hvilken side du sist besøkte og en grov enhetsbeskrivelse som «Chrome på Windows». Plattformdriften bruker denne til å se hvem som er aktiv i portalen akkurat nå.
  • En daglig markering av at du har vært aktiv, som brukes til samlet bruksstatistikk
  • En revisjonslogg over administrative handlinger, med IP-adresse
  • En logg over utsendte e-poster og SMS-er, med mottakeradresse og resultat

Opplysninger styret registrerer om boligen

  • Hvem som eier og hvem som bor i hver bolig, også beboere uten egen brukerkonto
  • Fødselsdato og kontaktopplysninger for beboere som er registrert i listen til nødetatene
  • Inn- og utflyttingshistorikk

Hvorfor vi behandler dem, og med hvilket grunnlag

  • Drift av portalen og brukerkontoen din. Nødvendig for å oppfylle avtaleforholdet mellom deg og borettslaget eller sameiet, artikkel 6 nr. 1 bokstav b.
  • Eier- og beboerregister, nødetatsliste og annen forvaltning av boligen. Nødvendig for at styret skal oppfylle pliktene sine etter borettslagsloven og eierseksjonsloven, artikkel 6 nr. 1 bokstav c, og styrets berettigede interesse i å drive laget forsvarlig, artikkel 6 nr. 1 bokstav f.
  • Sikkerhetslogging, begrensning av innloggingsforsøk og revisjonslogg. Vår berettigede interesse i å beskytte kontoene og opplysningene mot misbruk, artikkel 6 nr. 1 bokstav f.
  • Bruksstatistikk og oversikt over aktive brukere. Vår berettigede interesse i å drifte, dimensjonere og feilsøke plattformen, artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

Vi bruker ikke personopplysningene dine til markedsføring, og vi selger dem ikke videre.

Hvem har tilgang

  • Styret i ditt borettslag eller sameie ser opplysningene som gjelder egne beboere.
  • Plattformadministrator hos Nor Forvaltning AS har teknisk tilgang til alle borettslag og sameier for drift og brukerstøtte. Slik tilgang skjer alltid med plattformadministratorens egen konto, aldri ved å logge inn som deg, og hver handling registreres i revisjonsloggen.
  • Beboere i andre borettslag eller sameier har aldri tilgang til opplysningene dine. Portalen holder hvert lag adskilt både i databasen og på filsystemet.
  • Opplysningene lagres hos driftsleverandøren vår innenfor EØS, og overføres ikke til land utenfor EØS.

Hvor lenge vi lagrer opplysningene

  • Brukerkonto med navn, e-postadresse og telefonnummer: så lenge du har tilgang til portalen. Blir kontoen deaktivert, beholdes opplysningene så lenge borettslaget eller sameiet har behov for historikken.
  • Innloggingsforsøk: 30 dager
  • Revisjonslogg over administrative handlinger: 12 måneder
  • Logg over utsendte e-poster og SMS-er: 90 dager
  • Daglig aktivitetsmarkering: 180 dager
  • Oversikt over aktive økter: 24 timer
  • Engangskoder for tofaktorinnlogging: slettes senest 7 dager etter at de er brukt eller utløpt
  • Husk meg-tokener: slettes når de utløper, senest etter 30 dager
  • Meldinger, dokumenter, oppslag og kalenderoppføringer: så lenge borettslaget eller sameiet har behov for dem

Slettingen skjer automatisk hver natt.

Rettighetene dine

Du har rett til å be om:

  • Innsyn i opplysningene vi har om deg, artikkel 15
  • Retting av opplysninger som er feil eller ufullstendige, artikkel 16
  • Sletting av opplysninger vi ikke lenger har grunnlag for å lagre, artikkel 17
  • Begrensning av behandlingen mens en innsigelse behandles, artikkel 18
  • Dataportabilitet, altså å få opplysningene du selv har gitt oss i et maskinlesbart format, artikkel 20
  • Å protestere mot behandling vi bygger på berettiget interesse, artikkel 21

Ta kontakt med styret i borettslaget eller sameiet ditt, eller med personvern-portal@omexao.net. Vi svarer normalt innen 30 dager, slik artikkel 12 nr. 3 krever.

Merk at retten til sletting ikke er ubetinget. Opplysninger styret må beholde for å oppfylle plikter etter borettslagsloven eller eierseksjonsloven, eller for å dokumentere vedtak, kan ikke slettes på oppfordring.

En egen selvbetjeningsfunksjon for innsyn og sletting er under utvikling. Inntil den er på plass behandler vi slike henvendelser manuelt.

Automatiske avgjørelser

Portalen tar ingen automatiske avgjørelser og driver ingen profilering som har rettsvirkning for deg eller påvirker deg i vesentlig grad, jf. artikkel 22.

Hvordan vi sikrer opplysningene

  • Passord lagres aldri i klartekst, men som en kryptografisk hash
  • All trafikk mellom nettleseren din og portalen er kryptert
  • Økten din er knyttet til nettleseren og IP-adressen din, og avsluttes automatisk dersom noe av dette endrer seg
  • Hvert borettslag og sameie er adskilt både i databasen og i filsystemet
  • Opplastede dokumenter ligger utenfor området webserveren kan levere direkte, og hentes bare gjennom en side som kontrollerer at du har tilgang
  • All administrativ tilgang på tvers av borettslag registreres i revisjonsloggen

Klage til Datatilsynet

Mener du at vi behandler personopplysningene dine i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet:

Datatilsynet, Postboks 458 Sentrum, 0105 Oslo

https://www.datatilsynet.no

Vi setter pris på om du tar kontakt med oss først, slik at vi får mulighet til å rette opp.

Endringer i erklæringen

Erklæringen oppdateres ved behov. Datoen for siste endring står nederst på denne siden.

Sist oppdatert 2. september 2026